Digital transformation baner vejen for et strømlinet Arbejdstilsyn

Introduktion

Nye politiske aftaler og en stadig voksende kompleksitet skabte udfordringer for Arbejdstilsynets infrastruktur, der med tiden var blevet tung at vedligeholde og vanskelig at tilpasse til nye behov. Ledelsen tog derfor initiativ til en omfattende modernisering af både den teknologiske platform og arbejdsgange. Arbejdstilsynet ønskede et IT-system, der satte en ny standard for, hvordan teknologi kunne understøtte et sikkert og sundt arbejdsmiljø på danske arbejdspladser. Målet var ikke blot at erstatte gamle systemer, men at skabe en moderne og fleksibel løsning, der kunne imødekomme fremtidens krav til digitalisering og effektivitet. Kontorcheferne Kirsten Brink og Allan Kjær Andersen i Digitalisering og Data i Arbejdstilsynet, har stået i spidsen for transformationen. Med deres teams har de navigeret gennem en kompleks proces, hvor teknologisk fornyelse og organisatorisk tilpasning gik hånd i hånd

Case metrics

Nøgletal

45.000

årlige virksomhedsinspektioner

23.000

reaktioner pr. år på grundlag af de årlige inspektioner

Udfordring

En forældet platform og krav om agilitet

Arbejdstilsynet gennemfører årligt ca. 45.000 virksomhedstilsyn, hvor de sikrer, at danske arbejdspladser lever op til gældende regler. Derudover varetager organisationen kommunikation, kampagner og andre aktiviteter, der kræver smidige arbejdsgange og pålidelige IT systemer.

Et af de områder der stod til udskiftning, var dannelse af besøgsrapporter. I 2019 blev det klart, at deres gamle system ikke længere kunne følge med. En politisk aftale stillede krav om en modernisering af besøgsrapporten, herunder digital understøttelse af en engelsk besøgsrapport rettet mod udenlandske virksomheder – begge er nøgleelementer i tilsynsarbejdet. De tilsynsførende skulle kunne generere rapporter direkte i marken og levere dem til virksomhederne straks efter et besøg.

“Vi stod forretningsmæssigt og teknologisk på en brændende platform. Time-to-market var alt for lang, og vi havde svært ved at imødekomme nye behov fra organisationen,” forklarer Kirsten Brink.

Den gamle løsning til dannelse af besøgsrapporter krævede IT-specialister for at kunne tilpasse besøgsrapporterne til nye behov og lovgivning. Det betød at ændringer kunne tage måneder at få gennemført. Efter funktionaliteten er blevet flyttet ind i F2 kan ændringer og tilpasninger foretages af forretningen selv.

Et andet område der stod til udskiftning, var understøttelse af reaktionsområdet. På baggrund af de ca. 45.000 tilsyn årligt afgiver Arbejdstilsynet ca. 23.000 reaktioner. Her skal tilsynsførende lave sagsbehandling og virksomheden skal følge op på den/de pågældende reaktioner.

‍”I vores gamle løsning til at servicere virksomhederne, var arbejdsprocesserne ikke stringente. Der var behov for, at forretningsudviklingen med andre arbejdsgange og roller, kunne understøttes med det nye system”, uddyber Allan Kjær Andersen.

Løsning

Enmoderne og fleksibel platform

I midten af 2021 valgte Arbejdstilsynet at implementere standardsystemet F2. Løsningen blev indledt som et pilotprojekt med fokus på bedre understøttelse og optimering af besøgsrapporten, men i IT-moderniseringen blev F2 også en systemkomponent i den omfattende modernisering af reaktionsområdet og udskiftning af Arbejdstilsynets gamle portalløsning ADVI, som begge er kerneprocesser i organisationen.

Med F2 har Arbejdstilsynet fået en moderne løsning, der understøtter at tilsynsførende kan vise en færdig besøgsrapport i forbindelse med gennemførslen af et tilsyn. Det fungerer sømløst sammen med Arbejdstilsynets øvrige systemer, der undersøtter tilsynet. F2 trækker automatisk på basisdata, og de tilsynsførende kan registrere nye oplysninger direkte i systemet. Resultatet er en langt mere smidig proces, hvor besøgsrapporterne ikke blot bliver hurtigere færdige, men også mere præcise samt hurtigere tilgængelige.

“Den fleksibilitet, vi har opnået med F2, betyder, at vi nu hurtigt kan tilpasse skabeloner og reagere på nye krav fra både lovgivning og organisation,” fortæller Kirsten Brink.

Næste skridt i moderniseringen med F2 var reaktionsområdet. Når en tilsynsførende har været på tilsynsbesøg, kan dette give anledning til en eller flere reaktioner på tilsynet. Disse indgår i besøgsrapporten, der dannes, men efter tilsynet skal reaktionerne sagsbehandles.

Den tidligere understøttelse af reaktionsområdet havde end-of-life og der var brug for en moderne og fleksibel platform. Ydermere var der et ønske fra Arbejdstilsynets ledelse om at gentænke den tilsynsførendes opgaver. Dermed blev rekationsområdet både et IT-projekt og et organisatorisk projekt.

F2 understøtter, i tæt samarbejde med Arbejdstilsynets øvrige kernesystemer, sagsbehandlingen af de ca. 23.000 reaktioner, der kommer ind årligt. Her understøtter F2 automatisk og semi-automatisk sagsbehandling, styring af frister, fletning ved udsendelse af breve, påbud, rykker udsendelser og meget mere. F2 understøtter også Arbejdstilsynets sagsindblik med en portalløsning, der giver virksomhederne mulighed for at få et overblik over egne sager og give tilbagemelding på igangværende sager.

‍

Resultat

En effektiv og fremtidssikret løsning.

Moderniseringen af Arbejdstilsynets IT-platform, herunder de nye arbejdsgange, er blevet taget godt imod af organisationen. Implementering af F2 har indfriet de forretningsmæssige gevinster og projektet er leveret til tiden indenfor den aftalte økonomi.

“Overgangen til digitale processer har været en succes. Det har været en gevinst for organisationen at få en enklere tilgang til udarbejdelse af skabeloner, hvilket tidligere var en tung og tidskrævende opgave,” siger Kirsten Brink.

Foruden den oprindelige modernisering af systemer er F2 platformen efterfølgende også blevet brugt til at understøtte processerne for Klagesager, samt Straffesager. Begge processer er leveret sideløbende med moderniseringen.

“Vi er nået i mål med vores store IT-modernisering og har indfriet de succeskriterier, som i sin tid blev identificeret og vi er derfor godt rustet til fremtiden,” tilføjer Allan Kjær Andersen.

Samarbejdet: Tillid og tæt dialog som nøgle til succes

Samarbejdet mellem Arbejdstilsynet og cBrain har været præget af gensidig tillid og en åben dialog om krav og løsninger. Leverandørens fleksibilitet og hurtige respons har været afgørende for at løse de udfordringer, der opstod undervejs.

“Vi havde en stor og kompleks leverance i februar 2024, hvor både drift og portalløsning var udfordret. Men cBrain-teamets dedikation og evne til at forstå vores behov sikrede, at vi efter en hektisk start kom godt i mål,” forklarer Allan Kjær Andersen.

Kirsten Brink fremhæver også vigtigheden af det tætte samarbejde:

“Vi har haft en partner, der ikke blot har leveret det, vi bad om, men også har fungeret som en værdifuld sparringspartner. Det har været vigtigt for os, at cBrain har evnet at samarbejde med de øvrige leverandører vi har på vores systemer. cBrains forståelse for vores behov har gjort hele forskellen.”

Moderniseringen er desuden blevet gennemført i et miljø med flere involverede leverandører, hvilket har stillet høje krav til samarbejde og koordinering på tværs. Her har cBrain vist evnen til at navigere i en flerleverandørmodel og samtidig holde fokus på Arbejdstilsynets samlede behov. Med en samarbejdsform præget af fleksibilitet, åbenhed og helhedsforståelse har cBrain ikke blot leveret på egne opgaver, men også bidraget til at skabe en sammenhængende og brugervenlig løsning på tværs af systemer og aktører.

Vil du se, hvad vi kan gøre for dig?

Fortæl os kort om din situation, så matcher vi dig med den rette ekspert. Vi tilbyder alt fra en uforpligtende samtale om dine digitaliseringsbehov til en gratis konsultation, hvor vi sammen gennemgår dine nuværende processer.