
En forældet platform og krav om agilitet
Arbejdstilsynet ønskede et IT-system, der satte en ny standard for, hvordan teknologi kunne understøtte et sikkert og sundt arbejdsmiljø på danske arbejdspladser. Målet var ikke blot at erstatte gamle systemer, men at skabe en moderne og fleksibel løsning, der kunne imødekomme fremtidens krav til digitalisering og effektivitet.
Kontorcheferne Kirsten Brink og Allan Kjær Andersen i Digitalisering og Data i Arbejdstilsynet, har stået i spidsen for transformationen. Med deres teams har de navigeret gennem en kompleks proces, hvor teknologisk fornyelse og organisatorisk tilpasning gik hånd i hånd.
Arbejdstilsynet gennemfører årligt ca. 45.000 virksomhedstilsyn, hvor de sikrer, at danske arbejdspladser lever op til gældende regler. Derudover varetager organisationen kommunikation, kampagner og andre aktiviteter, der kræver smidige arbejdsgange og pålidelige IT systemer.
Et af de områder der stod til udskiftning, var dannelse af besøgsrapporter. I 2019 blev det klart, at deres gamle system ikke længere kunne følge med. En politisk aftale stillede krav om en modernisering af besøgsrapporten, herunder digital understøttelse af en engelsk besøgsrapport rettet mod udenlandske virksomheder – begge er nøgleelementer i tilsynsarbejdet. De tilsynsførende skulle kunne generere rapporter direkte i marken og levere dem til virksomhederne straks efter et besøg.
“Vi stod forretningsmæssigt og teknologisk på en brændende platform. Time-to-market var alt for lang, og vi havde svært ved at imødekomme nye behov fra organisationen,” forklarer Kirsten Brink.
Den gamle løsning til dannelse af besøgsrapporter krævede IT-specialister for at kunne tilpasse besøgsrapporterne til nye behov og lovgivning. Det betød at ændringer kunne tage måneder at få gennemført. Efter funktionaliteten er blevet flyttet ind i cBrain F2® kan ændringer og tilpasninger foretages af forretningen selv.
Et andet område der stod til udskiftning, var understøttelse af reaktionsområdet. På baggrund af de ca. 45.000 tilsyn årligt afgiver Arbejdstilsynet ca. 23.000 reaktioner. Her skal tilsynsførende lave sagsbehandling og virksomheden skal følge op på den/de pågældende reaktioner.
”I vores gamle løsning til at servicere virksomhederne, var arbejdsprocesserne ikke stringente. Der var behov for, at forretningsudviklingen med andre arbejdsgange og roller, kunne understøttes med det nye system”, uddyber Allan Kjær Andersen.