Die digitale Transformation ebnet den Weg für eine optimierte Arbeitsaufsicht

Die dänische Arbeitsschutzbehörde wünschte sich ein IT-System, das neue Maßstäbe dafür setzt, wie Technologie ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld an dänischen Arbeitsplätzen unterstützen kann. Das Ziel bestand nicht nur darin, alte Systeme zu ersetzen, sondern auch eine moderne und flexible Lösung zu schaffen, die den zukünftigen Anforderungen an Digitalisierung und Effizienz gerecht werden kann.

Die Abteilungsleiter Kirsten Brink und Allan Kjær Andersen für Digitalisierung und Daten der dänischen Arbeitsschutzbehörde waren für die Transformation verantwortlich. Mit ihren Teams haben sie einen komplexen Prozess durchlaufen, in dem technologische Innovation und organisatorische Anpassung Hand in Hand gingen.

Die dänische Arbeitsschutzbehörde führt jährlich rund 45.000 Unternehmensinspektionen durch, bei denen sie sicherstellt, dass die dänischen Arbeitsplätze den geltenden Vorschriften entsprechen. Darüber hinaus kümmert sich das Unternehmen um Kommunikation, Kampagnen und andere Aktivitäten, die flexible Arbeitsabläufe und zuverlässige IT-Systeme erfordern.

Einer der Bereiche, die ersetzt werden mussten, war die Erstellung von Besuchsberichten. Im Jahr 2019 wurde klar, dass ihr altes System nicht mehr mithalten konnte. Eine politische Einigung erforderte eine Modernisierung des Besuchsberichts, einschließlich der digitalen Unterstützung einer englischen Version, die sich an ausländische Unternehmen richtet — beides sind wichtige Elemente der Aufsichtsarbeit. Die Inspektoren sollten in der Lage sein, Berichte direkt vor Ort zu erstellen und sie den Unternehmen unmittelbar nach einem Besuch auszuhändigen.

„In Bezug auf Geschäft und Technologie befanden wir uns auf einer brennenden Plattform. Die Markteinführungszeit war viel zu lang, und wir hatten Schwierigkeiten, den neuen Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden.“ erklärt Kirsten Brink.

Die alte Lösung zur Generierung von Besucherberichten erforderte, dass IT-Spezialisten in der Lage waren, die Besuchsberichte an neue Bedürfnisse und Gesetze anzupassen. Das bedeutete, dass es Monate dauern konnte, bis die Änderungen abgeschlossen waren. Nachdem die Funktionalität in F2 verschoben wurde, können Änderungen und Anpassungen vom Unternehmen selbst vorgenommen werden.

Ein weiterer Bereich, der ersetzt werden musste, war die Unterstützung des Reaktionsbereichs. Auf der Grundlage der jährlich etwa 45.000 Inspektionen gibt die dänische Arbeitsschutzbehörde etwa 23.000 Rückmeldungen aus. Hier muss der Vorgesetzte den Fall bearbeiten, und das Unternehmen muss die fragliche (n) Reaktion (en) weiterverfolgen. „In unserer alten Lösung für die Wartung der Unternehmen waren die Arbeitsprozesse nicht streng. Es bestand die Notwendigkeit, die Geschäftsentwicklung mit anderen Arbeitsabläufen und Rollen durch das neue System zu unterstützen.“ Allan Kjær Andersen geht näher darauf ein.

Die Modernisierung der IT-Plattform der dänischen Arbeitsschutzbehörde, einschließlich der neuen Arbeitsabläufe, wurde von der Organisation gut aufgenommen. Durch die Implementierung von F2 wurden die Geschäftsgewinne erzielt, und das Projekt wurde pünktlich und innerhalb des vereinbarten Budgets abgeschlossen.

„Der Übergang zu digitalen Prozessen war ein Erfolg. Für das Unternehmen war es von Vorteil, einen einfacheren Ansatz für die Erstellung von Vorlagen zu erhalten, was zuvor eine schwere und zeitaufwändige Aufgabe war.“ sagt Kirsten Brink.

Neben der ursprünglichen Modernisierung der Systeme wurde die F2-Plattform in der Folge auch zur Unterstützung der Prozesse für Beschwerden und Strafverfahren eingesetzt. Beide Prozesse wurden parallel zur Modernisierung durchgeführt.

„Wir haben das Ziel unserer umfassenden IT-Modernisierung erreicht und die damals festgelegten Erfolgskriterien erfüllt, sodass wir für die Zukunft gut gerüstet sind.„, fügt Allan Kjær Andersen hinzu.

Die Zusammenarbeit zwischen der dänischen Arbeitsschutzbehörde und cBrain war geprägt von gegenseitigem Vertrauen und einem offenen Dialog über Anforderungen und Lösungen. Die Flexibilität und die schnelle Reaktion des Lieferanten waren entscheidend für die Lösung der Herausforderungen, die sich dabei stellten.

„Im Februar 2024 hatten wir eine große und komplexe Lieferung, bei der sowohl der Betrieb als auch die Portallösung auf die Probe gestellt wurden. Aber das Engagement und die Fähigkeit des CBrain-Teams, unsere Bedürfnisse zu verstehen, sorgten dafür, dass wir unser Ziel nach einem hektischen Start gut erreichten.“ erklärt Allan Kjær Andersen.

Kirsten Brink betont auch die Bedeutung der engen Zusammenarbeit: „Wir hatten einen Partner, der nicht nur das geliefert hat, wonach wir gefragt haben, sondern auch als wertvoller Sparringspartner fungiert hat. Es war uns wichtig, dass cBrain in der Lage war, mit den anderen Lieferanten, die wir an unseren Systemen haben, zusammenzuarbeiten. Das Verständnis von cBrain für unsere Bedürfnisse hat den Unterschied gemacht.“

Die Modernisierung wurde auch in einem Umfeld durchgeführt, an dem mehrere Lieferanten beteiligt waren, was hohe Anforderungen an die Zusammenarbeit und Koordination auf ganzer Linie stellte. Hier hat cBrain bewiesen, dass es in der Lage ist, in einem Modell mit mehreren Lieferanten zu navigieren und sich gleichzeitig auf die allgemeinen Bedürfnisse der dänischen Arbeitsschutzbehörde zu konzentrieren. Mit einer Zusammenarbeit, die sich durch Flexibilität, Offenheit und ganzheitliches Verständnis auszeichnet, hat cBrain nicht nur seine eigenen Aufgaben erfüllt, sondern auch dazu beigetragen, eine kohärente und benutzerfreundliche Lösung für alle Systeme und beteiligten Parteien zu entwickeln.