Von Michael Wätjen, Vice President
Wenn man mit öffentlichen Verwaltungen über Digitalisierung spricht, fällt ein Name überraschend oft: Max Weber. Der deutsche Soziologe hat vor über 100 Jahren beschrieben, wie moderne Bürokratien funktionieren – mit klaren Regeln, dokumentierten Verfahren und einer hierarchischen Struktur, die verlässliche Entscheidungen ermöglicht.
Heute, wo Verwaltungen in ganz Europa ihre Prozesse digitalisieren, zeigt sich: Webers Gedanken sind aktueller denn je. Besonders deutlich wird das, wenn eine Behörde ein E-Akte- oder Dokumentenmanagementsystem (DMS) einführt. Ich arbeite selbst mit der Einführung von solchen Systemen in Dänemark und mit diesem Beitrag möchte ich gerne Erfahrungen und Perspektive teilen, die vielleicht auch für andere interessant sein könnten.
Warum Weber für die digitale Verwaltung so relevant ist
Bevor wir uns der Praxis widmen, ein kurzer Blick auf Weber:
Er sah die Bürokratie als die rationalste und effizienteste Form moderner Verwaltung – gerade, weil sie auf Regeln, Dokumentation und Zuständigkeiten aufbaut. Entscheidungen sollten nicht von einzelnen Personen abhängen, sondern aus nachvollziehbaren, reproduzierbaren Prozessen entstehen.
Ein E-Akte- oder DMS-System tut im Kern genau das:
Es formalisiert, strukturiert und dokumentiert Verwaltungshandeln. Nicht als Selbstzweck, sondern um Transparenz, Rechtssicherheit, Überblick und Qualität sicherzustellen.
In diesem Sinne ist die Einführung eines DMS weniger eine technische Umsetzung, sondern ein Organisationsprojekt, das die Grundideen der modernen Verwaltung digital widerspiegelt.
1. Die Hierarchie als Motor der erfolgreichen Einführung
In Webers Modell spielen klare Verantwortlichkeiten eine zentrale Rolle. Aus meiner Erfahrung gilt: Ein E-Akte-Projekt braucht eine eindeutige Top-down-Entscheidung.
Leitungsebene, Projektorganisation, Fachabteilungen und IT müssen an einem Strang ziehen. Wo Verantwortlichkeiten verschwimmen, leidet das Projekt.
Überall wo ich gewesen bin, funktioniert die Einführung besonders gut, wenn:
- Ein zentrales Lenkungsgremium strategische Ziele vorgibt
- Klare Rollen für Fachverantwortliche, Superuser und Administratoren definiert werden
- Die Fachbereiche frühzeitig eingebunden, aber nicht allein gelassen werden
Weber würde sagen: Die Ordnung schafft die Voraussetzung für Effizienz.
2. Regeln, Standards und Prozesse – das Rückgrat des Systems
Ein DMS ist nur so gut wie die Regeln, die es abbildet. Behörden, die frühzeitig definieren, was wie dokumentiert werden muss, erzielen deutlich bessere Ergebnisse.
Dazu gehören unter anderem:
- Einheitliche Aktenpläne und Klassifikationen
- Fest definierte Workflows für Vorgänge, Genehmigungen und Freigaben
- Klare Journalisierungs- und Dokumentationspflichten
- Durchgängige Metadatenstandards
Die Einführung eines DMS zwingt Verwaltungen oft dazu, ihre Prozesse überhaupt einmal vollständig zu beschreiben. Viele Behörden nennen dies im Gespräch als „Nebenprodukt der Digitalisierung“ – aber tatsächlich ist es einer der größten Gewinne.
Weber hätte genau das begrüßt: Transparenz durch Standardisierung.
3. Das Prinzip der Unpersönlichkeit – oder: E-Akte gegen Wissenssilos
Ein klassisches Problem vieler Behörden, in vielen Ländern, ist die Abhängigkeit vom individuellen Wissen einzelner Mitarbeitender: „Frau X weiß, wo diese Unterlagen liegen“ oder „Herr Y kennt den Ablauf, aber er ist im Urlaub“.
Die E-Akte durchbricht solche Abhängigkeiten:
- Dokumente liegen nicht mehr in persönlichen Laufwerken
- Alle Entscheidungen sind nachvollziehbar dokumentiert
- Vertretungsregeln funktionieren, weil die Akten zentral verfügbar sind
- Der Zugang erfolgt rollenbasiert, nicht personenbezogen
Weber nannte dies die Sachlichkeit des Verwaltungshandelns. Das klingt altmodisch – ist aber einer der größten Vorteile moderner digitaler Systeme.
4. Dokumentation, Nachvollziehbarkeit und Compliance
Ein weiterer Weber’scher Grundsatz lautet: Die Akte ist der Kern der Verwaltung.
Für die digitale Verwaltung heißt das:
- Vollständige Dokumentation von Vorgängen
- Versionierung von Akten und Dokumenten
- Protokollierung aller Bearbeitungsschritte
- Revisions- und auditfeste Speicherung
Diese Aspekte sind nicht nur rechtlich erforderlich, sondern stärken auch das Vertrauen der Bürgerinnen und Bürger in die öffentliche Verwaltung. Gerade in Ländern wie Deutschland, wo Datenschutz und Nachvollziehbarkeit besonders wichtig sind, bietet ein DMS erhebliche Vorteile.
5. Professionalisierung und neue Rollen in der Verwaltung
Weber betonte die Bedeutung von Expertise und professionellen Rollen im modernen Staat. Ein E-Akte-Projekt macht diesen Bedarf sichtbar:
- Es entstehen neue Funktionen wie Records Manager, Systemverantwortliche und Superuser
- Mitarbeitende werden geschult, nicht nur im System, sondern im Verständnis von Dokumentationspflichten
- Die Verwaltung entwickelt organisationales Wissen über Prozesse und Informationsverwaltung
Bei unseren Kunden beobachten wir immer, das solche Rollen dauerhaft bleiben und zu einer höheren digitalen Reife führen.
6. Digitalisierung als Rationalisierung – aber mit Augenmaß
Webers Grundidee war, dass Bürokratie die effizienteste Form großer Organisationen ist. Ein E-Akte-System unterstützt genau das:
- Automatisierung standardisierter Abläufe
- Schnellere Suchmöglichkeiten und bessere Übersicht
- Weniger Doppelerfassung
- Leichtere Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg
Doch ein wichtiger Punkt aus der Praxis: Ein DMS macht schlechte Prozesse nicht besser. Es macht sie nur sichtbarer.
Deshalb ist die Einführung auch ein Veränderungsprojekt, das bestehende Abläufe kritisch hinterfragt.
Was bedeutet das für deutsche Behörden?
Viele der Herausforderungen, die wir in Dänemark sehen, gelten genauso in Deutschland:
- Fachbereiche wünschen einfache Nutzung
- IT-Abteilungen fordern Sicherheit und Stabilität
- Führungskräfte wollen Transparenz und Effizienz
- Bürgerinnen und Bürger erwarten moderne digitale Angebote
Ein E-Akte-System kann all dies leisten – wenn die Organisation bereit ist, klare Regeln zu definieren, standardisierte Prozesse zu leben und Verantwortung entlang der Hierarchie wahrzunehmen.
Max Weber bietet dafür den theoretischen Rahmen. Die moderne digitale Verwaltung liefert die Werkzeuge.
Fazit: Die digitale Bürokratie ist Webers Idee in moderner Form
Ein E-Akte- oder DMS-System ist nicht nur Software. Es ist die digitale Umsetzung eines Verwaltungsmodells, das Weber schon vor 100 Jahren beschrieben hat.
Wenn deutsche Behörden heute solche Systeme einführen, dann machen sie die Verwaltung nicht weniger bürokratisch – sie machen sie besser, effizienter und nachvollziehbarer.
Und genau das ist der Kern moderner öffentlicher Digitalisierung.
