Styrelse fornyer arbejdsgange på rekordtid med målrettet digital indsats

Introduktion

Uddannelses- og Forskningsstyrelsen implementerede F2 som EDRM-system og digitaliserede 10 processer på bare fire måneder gennem stærk organisatorisk forankring og fælles ledelsesansvar

Case metrics

Nøgletal

processer og arbejdsgange blev digitaliseret

måneder fra projektstart til levering

enheder blev understøttet med processer

Udfordring

Organisatorisk forankring gav fundamentet for en hurtig og succesfuld implementering

Ved årsskiftet 2022-2023 implementerede Uddannelses- og Forskningsstyrelsen F2 som EDRM-system og digitaliserede 10 processer på tværs af hele organisationen – alt sammen inden for bare fire måneder.

Projektet blev forankret i ledelsen som et organisatorisk forandringsinitiativ snarere end et it-projekt, hvilket betød, at fokus lå på at understøtte forretningsbehov og daglige arbejdsgange.

Den tilgang sikrede, at medarbejdere oplevede F2 som et værktøj til at lette deres arbejde – ikke som et rent teknologisk skift. Ledelsens opbakning og fælles ansvar for projektet på tværs af enhederne var afgørende for at skabe ejerskab, fremdrift og engagement fra start.

„Tilgangen var, at vi ikke behandlede it-projektet som et it-projekt, men som et organisatorisk projekt.“

Jimmy Bruun Felthaus

Kontorchef i Uddannelses- og Forskningsstyrelsen

Løsning

Tværgående samarbejde og klare rammer sikrede fremdrift

Projektet blev kickstartet med en fælles workshop, hvor 15 repræsentanter fra styrelsens seks enheder deltog. Her blev der skabt overblik over eksisterende processer og systemer, og der blev lagt en fælles retning.

Implementeringen tog udgangspunkt i standardfunktionalitet i F2, mens tilpasninger og træningsforløb blev målrettet de enkelte enheders behov.

For eksempel besluttede ledelsen, at al godkendelse fremover skulle ske direkte i F2’s godkendelsesmodul frem for via e-mail, hvilket accelererede ibrugtagningen. Projektteamet arbejdede tæt sammen med hver enhed, men holdt fast i den overordnede projektforankring for at sikre en ensartet implementering.

Resultat

Stram omfangsstyring gjorde det muligt at levere på fire måneder

Fra begyndelsen havde projektteamet et klart mandat fra ledelsen til at styre omfanget. Fokus var på at realisere de fastsatte mål inden for tidsrammen, mens nye ønsker blev lagt på en plan for senere opdateringer. Denne prioritering gjorde det muligt at holde kursen, levere en brugsklar løsning til tiden og samtidig bevare fleksibiliteten for fremtidige forbedringer.

Resultatet er, at Uddannelses- og Forskningsstyrelsen nu har et fuldt digitalt EDRM-system med 10 digitaliserede processer, som er implementeret hurtigt, effektivt og med bred organisatorisk opbakning. Platformen er klar til at blive videreudviklet i takt med nye behov, uden at tempoet fra den første succesfulde udrulning går tabt.

Vil du se, hvad vi kan gøre for dig?

Fortæl os kort om din situation, så matcher vi dig med den rette ekspert. Vi tilbyder alt fra en uforpligtende samtale om dine digitaliseringsbehov til en gratis konsultation, hvor vi sammen gennemgår dine nuværende processer.