Agentur erneuert Arbeitsabläufe in Rekordzeit mit gezielten digitalen Maßnahmen

Einleitung

In nur vier Monaten hat die dänische Agentur für Hochschulwesen und Wissenschaft F2 als EDRM-System implementiert und 10 Prozesse auf der Plattform digitalisiert. Dank der starken organisatorischen Verankerung und der gemeinsamen Managementverantwortung war das Projekt ein Erfolg und sorgte für ein besseres Verständnis der Geschäftsabläufe und eine bessere Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den Einheiten

Case metrics

Kennzahlen

Prozesse und Arbeitsabläufe wurden digitalisiert

Monate vom Projektstart bis zur Auslieferung

Einheiten wurden mit Prozessen unterstützt

Die Herausforderung

Die dänische Behörde für Hochschulwesen und Wissenschaft hat innerhalb von 4 Monaten 10 Prozesse in Betrieb genommen

Zur Jahreswende implementierte die dänische Behörde für Hochschulwesen und Wissenschaft F2 behördenweit als EDRM-System und digitalisierte parallel zur Implementierung 10 Prozesse.

Die Agentur konzentrierte sich darauf, das Projekt organisatorisch im Management zu verankern, sodass sowohl organisatorische Unterstützung als auch das notwendige Geschäftsverständnis vorhanden war.

Das Projekt wurde nicht als IT-Projekt, sondern als Organisationsprojekt mit Fokus auf Geschäftsanforderungen durchgeführt.

In einem IT-Projekt gibt es viele Mitarbeiter, die den direkten Wert nicht unbedingt für sich selbst erkennen. Da das Projekt stattdessen als organisatorischer Wert betrachtet wurde, wurde es nicht als Ersatz für ein IT-System betrachtet, sondern als ein Tool für das Unternehmen, das die Mitarbeiter in ihren täglichen Arbeitsabläufen unterstützt.

„Der Ansatz war, dass wir das IT-Projekt nicht als IT-Projekt, sondern als Organisationsprojekt behandelt haben.“

Jimmy Bruun Felthaus

Leiter des Büros der dänischen Agentur für Hochschulwesen und Wissenschaft

Die Lösung

Die Unterstützung des Managements war ein wichtiger Teil des Projekterfolgs und sorgte für gemeinsame Verantwortung

Auf Managementebene wurde die gemeinsame Verantwortung übernommen. Dies gewährleistete sowohl die Unterstützung des Managements als auch das notwendige Verständnis sowohl für das Geschäft als auch für die Organisation. Der Schwerpunkt lag auf der Tatsache, dass das Projektteam und die Agentur das Projekt nur teilweise vorantreiben konnten und die breite gemeinsame Verantwortung für den Erfolg notwendig war.

Das Projekt begann mit einem großen gemeinsamen Workshop, bei dem sich cBrain mit 15 Teilnehmern aus den sechs Einheiten der Agentur traf, in denen die Prozesse unterstützt werden sollten. Es wurde ein gemeinsamer Management-Überblick über die verschiedenen Arbeitsabläufe und bestehenden Systeme erstellt.

Der Ansatz bestand darin, mit jeder der sechs Einheiten einzeln zu arbeiten, aber im Projekt verankert. Um den Support individuell zu gestalten, wurde beschlossen, mit jeder der sechs Einheiten einzeln zu arbeiten, sodass auf der Grundlage der jeweiligen Bedürfnisse individuelle Kurse entwickelt wurden. Alle Programme basierten auf der Standardsoftware von F2.

Für die allgemeine Implementierung wurde beispielsweise entschieden, dass das Management keine Eingaben per E-Mail erhalten würde, da dies über das eigene Genehmigungsmodul von F2 erfolgen würde. Dies trug dazu bei, dass das Unternehmen das neue System von Anfang an schneller nutzen konnte.

Das Resultat

Das Umfangsmanagement war notwendig, um den ehrgeizigen Zeitplan zu erreichen

Von Anfang an wurde dem Projektteam ein Entscheidungsmandat vom Management erteilt. Es war wichtig, dass das Projektteam bei der Verwaltung des Projektumfangs die Unterstützung des Managements hatte, um die ehrgeizigen Ziele und Termine zu erreichen. Die Möglichkeiten der F2-Standardsoftware wurden von Anfang an geklärt, der Umfang definiert und die Erwartungen aufeinander abgestimmt. Es wurde ein Rahmen dafür festgelegt, was innerhalb des zugewiesenen Zeitrahmens erreicht werden konnte, und dieser Rahmen stellte sicher, dass der Schwerpunkt während des Projekts weiterhin auf dem geplanten Umfang lag. ‍

Die Projektgruppe wurde während des gesamten Projekts immer klüger, aber neue Änderungswünsche wurden für eine spätere Version gespeichert, um den Zeitplan einzuhalten. Da es sich bei F2 um eine konfigurierbare Standardsoftware handelt, ist es möglich, nach der Bereitstellung problemlos Änderungen vorzunehmen.

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