Prisbelønnet digital platform til papirløse ministerier

Introduktion

Transportministeriet tog F2 i brug for at modernisere driften og reducere papirbaseret sagsbehandling. Det har skabt bedre samarbejde, højere effektivitet og større gennemsigtighed — og indbragte ministeriet den nationale digitaliseringspris for implementeringen

Case metrics

Nøgletal

96%

af brugere rapporterede forbedret gennemsigtighed i deres arbejdsgange

30% +

reduktion af sagsbehandlingstiden, optimering af administrativ effektivitet

37%

af brugerne har øget jobtilfredshed, en sjælden forbedring for nye it-systemer

Udfordring

Fra papirbaserede arbejdsgange til gennemsigtighed og effektivitet

Transportministeriet arbejdede tidligere med manuelle processer, hvor dokumenter blev håndteret fysisk, og hvor status og fremskridt i sager ofte var usynlige for medarbejderne. Denne mangel på overblik førte til dobbeltarbejde, forsinkelser og uensartet sagsstyring. Afdelingen var desuden præget af informationssiloer og tung afhængighed af e-mails og papir, hvilket bremsede beslutningstagning og samarbejde.

Departementschefen i Transportministeriet ønskede at bringe arbejdsgangene ind i den digitale tidsalder, reducere papirforbruget og øge gennemsigtigheden:

‍”Tidligere, når medarbejderne havde afsluttet deres arbejde med et dokument, måske for at give et svar på et parlamentarisk spørgsmål, ville de give det til deres chef. Men de kendte ikke status og placering af dette dokument i den overordnede proces.”

„Nu kan jeg forvandle min ventetid eller transporttid til produktiv tid“

Jacob Heinsen

Departementschef

Løsning

En samlet digital platform for offentlig sagsstyring

For at nå målene implementerede Transportministeriet sammen med Klima- og Energiministeriet F2 — en fuldt integreret, commercial off-the-shelf (COTS) platform til sagsbehandling, videndeling, dokumenthåndtering og arkivering. F2 giver realtidsindsigt i sagsforløb, erstatter manuelle processer og samler alle arbejdsgange i ét system. Specialiserede arbejdsgange håndterer blandt andet ministeriel korrespondance og godkendelser, mens sikre mobilfunktioner gør det muligt for ledelsen at arbejde eksternt via iPad.

Departementschefen fremhæver især værdien af mobiladgangen:

‍”Nu kan jeg forvandle min ventetid eller transporttid til produktiv tid. Jeg kan trække min iPad ud, og den bliver automatisk opdateret. Jeg kan læse et dokument, beslutte, hvad jeg skal gøre med det, og sende det tilbage — i bilen, mens min kone kører, i toget eller i lufthavnen.”

Resultat

Målbare forbedringer i effektivitet, samarbejde og medarbejdertilfredshed

Resultaterne har været markante: Behandlingstiderne er reduceret med over 30%, og brugen af printer og kopimaskine er faldet væsentligt. To måneder efter implementeringen rapporterede 96% af brugerne, at gennemsigtigheden i arbejdet var forbedret, og tilfredsheden med videndeling steg fra 7% til hele 81%. 37% af medarbejderne oplevede endda øget jobtilfredshed — en sjælden reaktion på et nyt it-system. Medarbejdere kan nu følge dokumenter i realtid, hvilket skaber større ansvarlighed og bedre samarbejde på tværs af enheder.

Den succesfulde transformation blev anerkendt nationalt, da ministeriet modtog digitaliseringsprisen for sin innovative og effektive modernisering af den offentlige forvaltning.

Vil du se, hvad vi kan gøre for dig?

Fortæl os kort om din situation, så matcher vi dig med den rette ekspert. Vi tilbyder alt fra en uforpligtende samtale om dine digitaliseringsbehov til en gratis konsultation, hvor vi sammen gennemgår dine nuværende processer.