Modernisierung papierbasierter Arbeitsabläufe für eine höhere Transparenz und Effektivität
Das dänische Verkehrsministerium arbeitete früher in einer Umgebung, in der Dokumente manuell verwaltet wurden, was häufig zu Informationsverlusten und Ineffizienzen führte. Die Mitarbeiter reichten die ausgefüllten Dokumente bei ihren Vorgesetzten ein, hatten jedoch keine Möglichkeit, ihren Fortschritt oder Status nachzuverfolgen. Dieser Mangel an Transparenz führte zu doppelter Arbeit, langsamen Reaktionszeiten und inkonsistentem Fallmanagement. Darüber hinaus führte die übermäßige Abhängigkeit von Papier- und E-Mail-Ketten zu unnötigem Verwaltungsaufwand und verlangsamte die Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit zwischen den Teams.
Der zuständige Abteilungsleiter des dänischen Verkehrsministeriums wollte die Arbeitsweise innerhalb der Abteilung modernisieren. Ziel war es, die Menge an E-Mails und Papier, die mit den Arbeitsabläufen der Abteilung verbunden sind, zu reduzieren, sodass die Mitarbeiter effizient zusammenarbeiten konnten, um die politischen Ziele der Abteilung zu unterstützen.
Der Abteilungsleiter, Jacob Heinsen, war auch der Ansicht, dass es zu viele Informationssilos und zu wenig Transparenz über die Arbeitsweise der Abteilung gebe.
„In der Vergangenheit leiteten Mitarbeiter ein Arbeitsdokument an ihren Vorgesetzten, zum Beispiel um eine parlamentarische Anfrage zu beantworten. Nachfolgend konnten Sie jedoch nicht den Status und die Position dieses Dokuments im Gesamtprozess nachvollziehen„, sagt er.
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