Facility management

Introduktion

National Communications Authority (NCA) i Ghana har digitaliseret sin facilitet- og flådestyring med F2-platformen, hvilket har reduceret forsinkelser, centraliseret tilsyn og skabt et samlet overblik på tværs af afdelinger

Case metrics

Nøgletal

antallet af bygninger ejet af NCA, som skal registreres og spores i løsningen for at understøtte bygningens vedligeholdelse

100

antallet af køretøjer i deres flåde, der skal registreres i løsningen for at sikre løbende registrering af brug og vedligeholdelsesbehov

Udfordring

Fra papirprocesser til behov for digitalt overblik

NCA forvalter 48 bygninger og 100 køretøjer, men administrationen foregik tidligere på papir. Lejekontrakter blev fulgt op via regneark og manuelle tjek, hvilket øgede risikoen for manglende fornyelser og forsinkede betalinger. Vedligeholdelse blev overvåget uden et centraliseret system, hvilket førte til uens registreringer, manglende ansvarlighed og manglende advarsler ved forsinkelser.

Flådestyringen var tilsvarende udfordret: anmodninger om køretøjer foregik på papir, mens servicehistorik, kilometertal og brændstofforbrug blev spredt på forskellige logbøger. Den fragmenterede tilgang gjorde det næsten umuligt at få et samlet overblik over ressourcer, brugsmønstre og driftsomkostninger. På tværs af administration, jura, økonomi og flådestyring var der behov for et struktureret, transparent system til at styre både aktiver og drift.

Løsning

Digital styring af faciliteter og flåde med F2

For at løse disse udfordringer implementerede NCA F2-platformen som en fuldt digital løsning til styring af faciliteter og flådeoperationer fra ende til anden. Lejekontrakter, inspektioner og vedligeholdelsesplaner håndteres nu digitalt, og alle kontrakter opbevares i et centralt digitalt arkiv med adgang for autoriserede brugere.Leverandørernes vedligeholdelsesplaner digitaliseres og spores i systemet, hvor opgaver kan tildeles, overvåges og opdateres i realtid. Platformen fremhæver forsinkelser og sender automatiske påmindelser om kommende opgaver, hvilket reducerer nedetid og sikrer ansvarlighed.

Flådestyringen er ligeledes digitaliseret. Køretøjsanmodninger sendes gennem systemet, og data om brændstofforbrug, kilometertal og servicehistorik registreres automatisk. Fleet Management-teamet har dermed et opdateret, samlet overblik over køretøjernes tilstand og driftsomkostninger, hvilket muliggør bedre ressourceallokering.

Resultat

Gennemsigtighed og effektivitet på tværs af driften

Med F2-platformen driver NCA nu et fuldt digitalt system til styring af 48 bygninger og 100 køretøjer. Automatiserede påmindelser, centraliserede registreringer og realtidsopfølgning gør det muligt for teams at reagere hurtigere, kommunikere mere effektivt og planlægge proaktivt.

Organisationen har opnået større ansvarlighed, styrket samarbejdet med leverandører og skabt fuld gennemsigtighed i både vedligeholdelses- og leasingprocesser. Resultatet er en moderne, skalerbar løsning, der ikke blot effektiviserer den daglige drift, men også styrker NCA’s ambitioner om innovation og kvalitet i den offentlige service.

Vil du se, hvad vi kan gøre for dig?

Fortæl os kort om din situation, så matcher vi dig med den rette ekspert. Vi tilbyder alt fra en uforpligtende samtale om dine digitaliseringsbehov til en gratis konsultation, hvor vi sammen gennemgår dine nuværende processer.