Gebäudemanagement

Einleitung

Die National Communications Authority (NCA) in Ghana implementierte ein digitales Anlagen- und Flottenmanagementsystem, um den Betrieb zu optionieren, Verzögerungen zu reduzieren und die abteilungsübergreifende Aufsicht zu zentralisieren

Case metrics

Kennzahlen

48

die Anzahl der Gebäude, die sich im Besitz von NCA befinden und die in der Lösung registriert und nachverfolgt werden müssen, um die Gebäudewartung zu unterstützen

100

die Anzahl der Fahrzeuge in ihrer Flotte, die in der Lösung registriert werden mussten, um die fortlaufende Registrierung der Nutzungen und des Wartungsbedarfs sicherzustellen

Die Herausforderung

Effektive und kosteneffiziente digitale Wartung

Die NCA verwaltet ein breites Portfolio an Einrichtungen und Flottenanlagen, darunter 48 Gebäude und 100 Fahrzeuge. Ihr Betrieb erfolgte jedoch ausschließlich in Papierform, was die Verwaltung von Leasingverträgen, Wartungsaufgaben, Fahrzeuganfragen und Verkaufsaktivitäten ineffizient und schwierig zu überwachen machte.

Eine zentrale Herausforderung war das Mietmanagement. Die Nachverfolgung von Fristen, Verlängerungen und Zahlungsplänen für verschiedene Mietverhältnisse beruhte auf Tabellenkalkulationen und manuellen Überprüfungen. Diese veralteten Methoden führten zu Kontrolllücken und erhöhten das Risiko verpasster Verlängerungen oder verspäteter Zahlungen.

Die Wartungsverfolgung war ebenso schwierig. Die vorbeugende Wartung, der Austausch von Teilen und die allgemeine Wartung wurden manuell überwacht, was häufig zu inkonsistenten Aufzeichnungen und verzögerten Reaktionen führte. Die Anbieter stellten Wartungspläne zur Verfügung, die separat verwaltet werden mussten. Es gab kein zentrales System, um die Wartungshistorie zu verfolgen oder Zeitpläne durchzusetzen. Techniker schoben häufig Aufgaben auf, ohne klare Verantwortlichkeiten oder Warnmeldungen, um Verzögerungen zu melden. Der Organisation fehlte auch ein zuverlässiges System, um Wartungserinnerungen zu senden oder sicherzustellen, dass Wartungstermine eingehalten wurden.

Ebenso war die Verwaltung der Flotte von 100 Fahrzeugen umständlich. Anfragen zur Fahrzeugnutzung wurden auf Papierformularen gestellt, während Wartungsaufzeichnungen, Tankprotokolle und Kilometerstände in Fahrtenbüchern und verschiedenen Tabellen geführt wurden. Dadurch war es fast unmöglich, einen einheitlichen Überblick über den Zustand, die Nutzungsmuster und die Serviceanforderungen der Flotte zu erhalten. In allen Abteilungen, einschließlich Verwaltung, Recht, Finanzen und Flottenmanagement, bestand ein klarer Bedarf an einem transparenteren, strukturierteren System zur Überwachung sowohl der Anlagen als auch des Betriebs.

Die Lösung

Papierlose Verwaltung

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, implementierte NCA die F2-Plattform, eine vollständig digitale Lösung, um seine Einrichtungen und den Flottenbetrieb von Anfang bis Ende zu verwalten. Die Lösung wurde entwickelt, um die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu optimieren, die Abhängigkeit von manuellen Prozessen zu verringern und einen zentralen Überblick über die Leistung und Aktivität der Anlagen zu bieten.

Mit F2 werden alle anlagenbezogenen Aufgaben, von der Vermietung und Vertragsregistrierung bis hin zu Inspektionen und Wartungsplanungen, digital abgewickelt. Anfragen werden jetzt über die Plattform initiiert, sodass keine Papierformulare erforderlich sind. Verträge werden in einem zentralen digitalen Archiv gespeichert, auf das autorisiertes Personal abteilungsübergreifend zugreifen kann. Diese Umstellung hat den Überblick über Termine, den Mietstatus und den Zahlungsfortschritt erheblich verbessert und den Rechts- und Finanzteams geholfen, die vertraglichen Verpflichtungen besser unter Kontrolle zu halten.

Die von den Anbietern bereitgestellten Wartungspläne werden ebenfalls digitalisiert und über das System verfolgt. Aufgaben können in Echtzeit zugewiesen, überwacht und aktualisiert werden. Wenn es zu Verzögerungen kommt, hebt die Plattform sie hervor und benachrichtigt die relevanten Benutzer, um sicherzustellen, dass eine klare Rechenschaftskette besteht. Die F2-Plattform sendet außerdem automatische Erinnerungen an bevorstehende Dienstleistungen, sodass das NCA-Team die volle Kontrolle über die Servicepläne hat und Ausfallzeiten reduziert werden können.

Das Flottenmanagement hat sich in ähnlicher Weise verändert. Die Mitarbeiter können nun über die Plattform die Fahrzeugnutzung anfordern, während Daten zu Kraftstoffverbrauch, Kilometerstand und Wartungshistorie automatisch aufgezeichnet werden. Auf diese Weise behält das Flottenmanagement-Team einen klaren und aktuellen Überblick über den Zustand und die Betriebskosten jedes Fahrzeugs. All diese Daten an einem Ort zu haben, hat nicht nur die Entscheidungsfindung verbessert, sondern auch die Ressourcenzuweisung im gesamten Unternehmen optimiert.

Das Resultat

Ein einheitlicher Überblick über Gebäude und Flottenbetrieb

Die NCA betreibt jetzt ein vollständig digitalisiertes System zur Verwaltung von 48 Gebäuden und 100 Flottenfahrzeugen. Durch den Wegfall papiergestützter Arbeitsabläufe geht das Unternehmen davon aus, die betriebliche Effizienz zu verbessern, die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit zu verbessern und Verzögerungen sowohl bei Wartungs- als auch bei Leasingprozessen deutlich zu reduzieren.

Die Einführung automatisierter Erinnerungen, zentralisierter Aufzeichnungen und der Aufgabenverfolgung in Echtzeit hat es den Teams ermöglicht, schneller zu reagieren und Ressourcen proaktiver zu verwalten. Es gibt eine größere Rechenschaftspflicht, eine verbesserte Kommunikation mit den Anbietern und eine vollständige Transparenz aller Abläufe — vom Leasingmanagement bis zur Fahrzeugplanung.

Dank der F2-Plattform hat die NCA nicht nur ihr Anlagen- und Flottenmanagement modernisiert, sondern auch ihr Engagement für Innovation und Exzellenz im öffentlichen Dienst verstärkt.

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