Forvaltning af forskningskontrakter for University of Bristol

Introduktion

Sikker, digital platform accelererer håndtering af komplekse forskningsaftaler

Case metrics

Nøgletal

40%

hurtigere kontraktbehandling

100%

af kontrakter nu digitalt arkiveret

60%

reduktion af kommunikationsfejl

Udfordring

Administrative siloer hæmmede hastighed og overblik i kontraktarbejdet

På University of Bristol håndterer forsknings- og virksomhedsudviklingsteamet (RED) i samarbejde med Financial Services et stort antal forskningskontrakter, ofte med flere parter og komplekse vilkår. De ældre arbejdsgange var baseret på Outlook, regneark og delte drev, hvilket gjorde det vanskeligt at bevare overblik, sikre sporbarhed og opfylde strenge compliancekrav.

Udfordringen bestod i både at strømline flerpartsforhandlinger mellem finansieringspartnere, akademiske enheder og eksterne institutioner – og at sikre, at alle data, vilkår og kommunikation var fuldt dokumenteret. Sekretærkontoret (SeCo), der rådgiver om juridiske og kommercielle anliggender, oplevede tilsvarende udfordringer med stigende sagsmængder og begrænset ledelsesinformation til rapportering.

„F2-implementeringen forbedrede ikke blot vores eget system – den gav også teams på tværs af universitetet mulighed for, sammen med cBrain, at kortlægge og forstå processer, der var udviklet organisk gennem mange år.“

Tom Morgan

F2 Serviceejer ved University of Bristol

Løsning

Digitaliserede arbejdsgange med skabeloner, tjeklister og sikker integration

I samarbejde med cBrain implementerede universitetet den digitale F2-platform, der blev konfigureret specifikt til RED- og SeCo-processer. Isolerede systemer blev erstattet af en centraliseret, fuldt integreret sagsstyringsløsning, hvor kontraktsskabeloner, tjeklister og kommunikation er digitaliseret.

Automatisk sammenfletning af nøgledata i dokumentskabeloner reducerer udarbejdelsesfejl og fremskynder færdiggørelsen af kontrakter. E-mailintegration sikrer, at forhandlingsforløb registreres direkte i sagen, mens fulde revisionsspor, versionshistorik og adgangskontrol styrker både overholdelse og sporbarhed.

Implementeringen fulgte en smidig, brugerstyret tilgang, hvor erfarne superbrugere tilpassede processerne til reelle arbejdsgange. REST API-integrationer med godkendelsessystemer og akademiske databaser gav hurtig adgang til projektdata og fjernede behovet for gentagen dataindtastning.

Resultat

Kortere gennemløbstider, færre fejl og fremtidssikret compliance

Med F2 styrer RED og SeCo nu hele kontraktforhandlingsprocessen i én samlet platform. Leveringstiden for færdige kontrakter er markant reduceret, og dobbeltarbejde er elimineret. Automatiseret logføring og sikker dokumentlagring minimerer risikoen for manglende overholdelse, mens det juridiske team har fået øjeblikkelig adgang til historik, status og kommunikationsspor.

Resultatet er hurtigere beslutningsprocesser, bedre arbejdsplanlægning og en stærkere platform for fremtidig digitalisering af forskningsadministrationen. Den nye løsning understøtter ikke blot daglige arbejdsgange, men giver også universitetet et skalerbart fundament til at håndtere stigende kompleksitet i forskningsverdenen.

Vil du se, hvad vi kan gøre for dig?

Fortæl os kort om din situation, så matcher vi dig med den rette ekspert. Vi tilbyder alt fra en uforpligtende samtale om dine digitaliseringsbehov til en gratis konsultation, hvor vi sammen gennemgår dine nuværende processer.