Strømlinet sagshåndtering for internationale studerende

Fragmenterede processer skabte tunge arbejdsgange

Gruppen Udenlandske Studerende i Center for Uddannelsesstøtte stod over for en kompleks og manuel proces, når internationale studerende søgte om ligestilling med danske statsborgere for at kunne modtage SU. Arbejdet foregik på tværs af et ældre ESDH-system, et specialiseret sagsværktøj og Microsoft Word-skabeloner. Mængden af dokumentation var stor, og personalet brugte unødigt meget tid på at vedligeholde skabeloner, generere breve manuelt og holde styr på sagsmateriale fordelt over flere systemer. Det gav ikke alene en høj administrativ byrde, men også risiko for ineffektivitet og forsinkelser for de studerende.

Hurtigere behandling og bedre service til de studerende

Med F2 har gruppen fået et klart overblik over hver sag, hurtigere adgang til relevant information og væsentligt reduceret manuel opdatering af dokumenter. Den frigivne tid bruges nu på de mere komplekse og følsomme sager. Konsistente svar og bedre struktur i kommunikationen har forbedret kvaliteten af sagsbehandlingen, mens det interne samarbejde er styrket gennem fælles processer og standarder.

„Vi gik all-in fra start, og det har givet pote. Vi har nu et system, der understøtter vores arbejde i stedet for at bremse det – og det kan mærkes i servicen over for de studerende,“

fortæller en medarbejder i gruppen.