Optimierung des Fallmanagements für Gebäude

Fragmentierte Prozesse, fehlende Informationen und eingeschränkte Transparenz verlangsamten die Fallbearbeitung

Vor der Einführung der neuen Lösung war das Verfahren durch unvollständige Anträge der Gemeinderäte gekennzeichnet, was zu längeren Bearbeitungszeiten und wiederholten Anfragen nach fehlenden Informationen führte. Dies führte sowohl bei den Antragstellern als auch bei den Sachbearbeitern zu Frustration. Da sowohl Gemeinden als auch Bistümer an der Bearbeitung von Baufällen beteiligt sind — und sie als eigenständige juristische Personen agieren —, war es außerdem unerlässlich, eine klare Aufgabenteilung sicherzustellen und strenge Zugangskontrollen einzuführen. Es war auch schwierig, den Status und den Fortschritt der einzelnen Fälle zu verfolgen, sodass die Antragsteller nur begrenzte Transparenz bei der Bearbeitung ihres Antrags hatten. Darüber hinaus gab es keine einheitliche Checkliste für die Fallbearbeiter, was zu einer uneinheitlichen Bearbeitung der Fälle in den verschiedenen Gemeinden und Bistümern führte.

Schnellere Bearbeitung, klare Arbeitsabläufe und bessere Kommunikation für alle Beteiligten

Die Ergebnisse waren eindeutig. Die Bearbeitungszeiten wurden erheblich reduziert, da weniger Anträge aufgrund fehlender Informationen bearbeitet werden müssen. Die Sachbearbeiter folgen nun einem konsistenten und strukturierten Prozess, der eine größere Einheitlichkeit im ganzen Land gewährleistet. Die Antragsteller erfahren eine klare Kommunikation und wissen besser, was sie während des Verfahrens erwartet. Gleichzeitig macht es das Management-Dashboard für Sachbearbeiter schneller und einfacher, Fälle sowohl in laufenden als auch in archivierten Projekten zu finden und zu verwalten. Schließlich sorgen die automatisierten Zugriffskontrollen für die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, wodurch manueller Verwaltungsaufwand entfällt.

Durch die Digitalisierung des Baufallprozesses in F2 hat das Ministerium nicht nur die Effizienz und Konsistenz verbessert, sondern auch die Transparenz und die Zufriedenheit der Antragsteller erhöht — und gleichzeitig sichergestellt, dass die grundlegenden Wartungs- und Entwicklungsarbeiten der dänischen Kirche reibungslos und effektiv fortgesetzt werden können.