Zuschüsse und Subventionen

Eine effiziente, transparente und rechtskonforme Verwaltung von Zuschüssen ist für Regierungen essenziell. cBrain F2 transformiert den Prozess, indem es Arbeitsabläufe automatisiert, die Nachvollziehbarkeit sicherstellt und den gesamten Ablauf von der Antragstellung bis zur Berichterstattung vereinfacht.

Durchgängige Automatisierung — Digitalisiere den gesamten Lebenszyklus von Zuschüssen und Subventionen, von der Beantragung bis zur Berichterstattung.

Transparenz und Einhaltung von Vorschriften — Stelle die Rechenschaftspflicht mit Nachverfolgung und Prüfprotokollen in Echtzeit sicher.

Programming & allocations – Run allocation rounds end-to-end, from intake and appraisal to decisions, monitoring, and portfolio view.

Effizienz und Genauigkeit — Reduziere den manuellen Aufwand, minimiere Fehler und beschleunige die Entscheidungsfindung.

To mænd diskuterer et emne hvor den ene bruger en iPad og en blyant til at forklare.

Fund Secretariat

Secretariat & fund administration

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Run day-to-day fund operations with consistent records and clear ownership.

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We support the practical backbone of a fund secretariat: structured handling of documents, submissions, correspondence, and decision records, so information is easy to find, actions are tracked, and governance is supported by a reliable audit trail.

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Typical use cases

Document control for governance meetings (packs, versions, approvals)
Handling official correspondence and stakeholder inquiries with clear routing
Action tracking and decision registers across meetings and allocation rounds

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What this enables

Predictable secretariat operations
Better continuity across staff changes
Traceability for internal controls and audits

Einführung der Lösung

Verwendung vorkonfigurierter Prozessvorlagen.
Verbessertes Anwendungserlebnis: Ein Self-Service-Antragsportal stellt sicher, dass Antragstellende vollständige und qualitativ hochwertige Daten bereitstellen, um Rückfragen zu minimieren.
Betrugsprävention und Compliance: Integrierte Sicherheitsmechanismen, rollenbasierte Zugriffskontrollen und Prüfprotokolle reduzieren Fehler und verhindern Missbrauch öffentlicher Mittel.
Automatisiertes und transparentes Vorgangsmanagement: Ein vollständig digitaler Prozess gewährleistet eine faire, konsistente Bearbeitung von Anträgen und senkt den manuellen Aufwand.
Erweiterte Berichterstattung und Analysen: Management-Dashboards liefern Echtzeitdaten zur Nachverfolgung des Finanzierungsfortschritts und unterstützen fundierte Entscheidungen.
Nahtlose Integration: Vernetzung mit nationalen Bürger:innenportalen und externen Datenquellen, um Datenqualität zu erhöhen und redundante Prozesse zu vermeiden.

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Anpassbare Vorlagen für die Verwaltung verschiedener Zuschuss- und Subventionsarten.
Self-Service-Portal: Eine benutzerfreundliche digitale Oberfläche für Antragstellende.Benutzer- und Rollenzugriffskontrolle: Sicherer Zugriff mit konfigurierbaren Berechtigungen basierend auf behördlichen Vorgaben.
Dokumentenmanagement: Automatisiertes Ablegen und Abrufen von Dokumenten zur Sicherstellung von Compliance und Effizienz.
Kommunikations- und Berichtstools: Integrierte Nachrichtenfunktionen, Benachrichtigungen und Echtzeitanalysen.
Prüfprotokolle und Betrugsprävention: Transparenz und Sicherheit bei der Mittelvergabe.
Nahtlose Integrationen: Anbindung an nationale digitale Dienste zur Verbesserung der Datenqualität.

Programme & Allocation Management

Programming & allocations: calls for proposals, grant lifecycle & portfolio oversight

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Manage a “living fund” from intake to delivery, across one-off and recurring rounds.

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For many pooled funds, the operational peak is the allocation cycle: calls for proposals, eligibility checks, appraisal, approvals, contracting steps, milestones, and follow-up. We support end-to-end workflow management with transparent status tracking and consistent records at every stage.

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Typical use cases

Calls for proposals / solicitations and structured intake (concept notes/proposals)
Eligibility checks, technical appraisal workflows, and committee decisions
Milestones, deliverables, payment schedules, and portfolio overviews
Multi-round allocation management for recurring windows

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What this enables

Reduced transaction costs across cycles
Clear visibility for secretariat leadership and governance bodies
Better consistency across funding rounds

Results, Monitoring & Reporting

RBM, MEL, analytics & reporting (BI)

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Make reporting less painful, and improve decision-making between reporting cycles.

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Pooled funds must demonstrate results for the SDGs while meeting stakeholder expectations for transparency and accountability. We support results-based management (RBM) and monitoring, evaluation & learning (MEL) workflows with structured data capture, progress updates, and consolidated reporting outputs.

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Typical use cases

Results frameworks (outputs/outcomes), indicators, baselines/targets, progress updates
Dashboards for portfolio oversight, risk/issue tracking, and delivery performance
Consolidated reporting packs for partners and internal management needs

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What this enables

Faster, more reliable reporting with fewer manual merges
Better “line of sight” from allocations to SDG-linked results

How it works

An end to end pooled-fund workflow

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Design & set-up (governance, roles, workflows, templates)
Intake & eligibility (submissions, routing, completeness checks)
Assessment & decisions (technical review, committee decisions, records)
Implementation & monitoring (milestones, updates, risks/issues)
Results & reporting (RBM/MEL, consolidated reporting and dashboards)

Supported by role-based access, document control, and traceability across the lifecycle.

Learn more

Supporting delivery and accountability for the SDGs

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To help funds stay focused on outcomes—not just activities—we support:

Mapping initiatives to SDGs and strategic results frameworks
Tracking progress against indicators, baselines, and targets
Consolidating contributions and progress across implementing partners
Producing reporting-ready outputs that support transparency and decision-making

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What teams typically value

Executable governance

Clear roles, approvals, and decision steps embedded in everyday workflows.

Full traceability

End-to-end audit trail: submissions, reviews, decisions, follow-up, and supporting records.

Lower cycle costs

Reusable templates and workflows reduce coordination, rework, and cycle time each round.

Stronger RBM/MEL

Structured data capture enables faster reporting and more reliable portfolio insights.

See how it works

Map your fund workflow in 30 minutes

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Bring one real workflow (e.g., concept note intake, allocation decisions, or annual reporting). We’ll show how an end-to-end process can work with stronger transparency and lower administrative burden.

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Neuigkeiten

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Building on strong results – preparing for the next growth cycle

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Press Release no. 10/2025 cBrain wins public tender to deliver national F2 based grant management system for the Danish Secretariat for Competence Development Copenhagen, October 17, 2025 ...

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From Paper to Platform: The Danish Success with Electronic Case and Document Management

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Effizienzsteigerung bei der Verwaltung von Zuschüssen und Subventionen

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