Effektives und effizientes Arbeiten aus der Ferne

Einleitung

Digitale F2-Plattform mit F2 Manager als digitalen und virtuellen Meeting-Begleiter

Case metrics

Kennzahlen

~ 10%

mehr Effizienz durch verbesserte Arbeitsprozesse, die durch F2 Manager ermöglicht werden

~ 30%

Kostenreduzierung in bestimmten Arbeitsprozessen nach der Einführung von F2 Manager

70%

Reduzierung des Zeitaufwands für Aufgaben nach Genehmigungsprozessen

Die Herausforderung

Förderung von Mobilität und Effizienz bei der Regierungsarbeit

Das Verkehrsministerium und das dänische Ministerium für Klima und Energie wollten Mobilität ermöglichen, indem sie die Art und Weise, wie Ministerien und Kommunalverwaltungen Technologie nutzen, veränderten. Mobilität optimiert Prozesse, erleichtert den Zugang von überall her und gibt den mobilisierten Mitarbeitern letztendlich Zeit für zentrale oder neue Aktivitäten. Darüber hinaus sahen sie große Chancen in der Optimierung von Arbeitsabläufen und der Reduzierung der papierbasierten Arbeit, indem sie zu einer mobileren und digital effizienteren Arbeitsweise übergingen.

F2 Manager ist ein wichtiger Treiber der Arbeitsmobilität für öffentliche Einrichtungen. F2 Manager kann für mobile Arbeitsplätze äußerst effektiv eingesetzt werden. F2 Manager ist ein wichtiger Treiber für mobiles Arbeiten im öffentlichen Sektor. Mithilfe der sicheren iPad-App können Abteilungsleiter, Führungskräfte, Parlamentsmitglieder und Minister Fälle beurteilen, kommentieren, ablehnen und genehmigen.

F2 Manager bietet auch Zugriff auf Sitzungsdokumente und Sitzungsprotokolle direkt auf dem iPad. Mit dieser Lösung sind Minister weniger auf Papier angewiesen und können problemlos auf alle relevanten Informationen zugreifen. Da F2 Manager vollständig in die F2 Office Suite integriert ist, profitieren Benutzer vom einfachen Zugriff auf historische Sitzungsdokumente, persönliche Anmerkungen und integrierte Chat-Funktionen, die Online-Diskussionen unterstützen. Die integrierte Abstimmungsfunktion ermöglicht es Benutzern sogar, unterwegs über Dokumente oder Tagesordnungen abzustimmen.

Die Lösung

Ein vollständig digitaler und mobiler Arbeitsplatz für Behörden

Öffentliche Einrichtungen wie Ministerien und Gemeinden wollten ihre Arbeitsabläufe modernisieren und die Arbeit von Ministerien und Räten in das digitale Zeitalter überführen. Durch die Nutzung der digitalen F2-Plattform von CBrain reduzierten sie den E-Mail-Verkehr, verbesserten die Transparenz, senkten den Papierverbrauch und ermöglichten eine effektivere Zusammenarbeit, um die Ziele ihrer Abteilungen zu unterstützen.

F2 bietet einen gemeinsamen digitalen Arbeitsplatz für alle Mitglieder einer Abteilung oder Organisation und verhindert so Wissenssilos und Datenduplizierung. Informationen werden mit integrierten Zugriffskontrollen zentral gespeichert, was eine sichere und effiziente Zusammenarbeit gewährleistet. Mitarbeiter arbeiten immer direkt in F2 an der neuesten Version eines Dokuments, sodass keine Dateien per E-Mail hin- und hergeschickt werden müssen.

Mehrere öffentliche Einrichtungen, darunter das Verkehrsministerium, das Ministerium für Klima und Energie und die Gemeinde Gentofte, haben F2 und F2 Manager eingeführt, um ihre Arbeitsabläufe zu transformieren. Zusammen bieten diese Tools einen vollständigen digitalen Arbeitsbereich für Führungskräfte, der Fallmanagement, Zusammenarbeit, Dokumentenmanagement, Archivierung, Wissensaustausch, Entscheidungsfindung und Abstimmung umfasst. Minister, Ratsmitglieder und Führungskräfte können jetzt digital und remote arbeiten und Entscheidungen treffen.

F2 Manager macht Papierdokumente überflüssig und stellt sicher, dass alle Benutzer über ein integriertes Datenrepository auf die neuesten Informationen zugreifen. Es ist vollständig in das F2-Archiv integriert, sodass Benutzer die Versionen von Dokumenten verfolgen und sehen können, wer zuletzt auf eine Datei zugegriffen oder sie bearbeitet hat.

Im Gegensatz zu anderen Tools zur Moderation von Besprechungen ist F2 Manager so konzipiert, dass es die strengen Sicherheitsstandards der Behörden erfüllt. Es vermeidet Cloud-Speicher, indem alle Daten auf der F2-Plattform gespeichert werden, auf die über die F2 Manager-App zugegriffen werden kann.

Das Resultat

Höhere Effizienz, Kosteneinsparungen und Transparenz

Die digitale Plattform von F2 und der F2 Manager haben die Produktivität in dänischen Ministerien verbessert, indem sie Arbeitsabläufe optimiert und vertraute Prozesse in einer vollständig digitalen Umgebung beibehalten haben. Dies hat bei einigen Prozessen zu Effizienzsteigerungen von bis zu 10% und zu Kostensenkungen von bis zu 30% geführt.

„Mit F2 haben wir auch die Transparenz erhöht. Beamte können den Fortschritt der Dokumente in Echtzeit verfolgen — vom Personal über die Abteilungsleiter bis hin zum Minister und wieder zurück. Die Mitarbeiter können sogar überwachen, wie produktiv ihr Manager ist „, erklärt Jacob Heinsen, Ständiger Sekretär

Im dänischen Ministerium für Klima, Energie und Gebäude hat F2 Manager das Fallmanagement erheblich verbessert. Das Office for Case Management schätzt, dass die Einführung von iPads den Zeitaufwand für Aufgaben nach der Genehmigung um 70% reduziert hat.

In ähnlicher Weise finden im Ministerium für Soziales, Kinder und Integration die Managementsitzungen jetzt völlig papierlos statt. Auf alle notwendigen Dokumente aus dem cBrain F2-Fallverwaltungssystem kann mit F2 Manager direkt über die iPads der Direktoren zugegriffen werden.

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