Optimierung der Vorgangsbearbeitung für Bausachen

Einleitung

Optimierung der Vorgangsbearbeitung für Bausachen für die dänische Kirche mit der cBrain F2® Commercial Off-the-Shelf-Lösung (COTS)

Case metrics

Kennzahlen

30%

Verkürzung der Bearbeitungszeit durch weniger unvollständige Anträge und effizientere Arbeitsabläufe

100%

Einhaltung rechtlicher Anforderungen an die Zugriffskontrolle in 103 Propsteien und 10 Bistümern

> 90%

der Anträge kommen jetzt bei der ersten Einreichung vollständig an, wodurch unnötige Kommunikation vermieden wird Die Herausforderung

Die Herausforderung

Fragmentierte Prozesse, fehlende Informationen und eingeschränkte Transparenz verlangsamten die Vorgangsbearbeitung

Vor der Einführung der neuen Lösung war das Verfahren von unvollständigen Anträgen der Kirchengemeinderäte geprägt, was längere Bearbeitungszeiten und wiederholte Anfragen nach fehlenden Informationen zur Folge hatte. Dies führte sowohl bei den Antragstellern als auch bei den Sachbearbeitern zu Frustration. Da Propsteien und Bistümer an der Bearbeitung von Bausachen beteiligt sind und sie als rechtlich selbstständige Einheiten agieren, war es außerdem entscheidend, klare Zuständigkeiten festzulegen und strenge Zugriffskontrollen umzusetzen. Es war auch schwierig, den Status und Fortschritt der einzelnen Vorgänge zu verfolgen, sodass die Antragsteller nur begrenzte Transparenz bei der Bearbeitung ihres Antrags erlebten. Darüber hinaus gab es keine einheitliche Checkliste zur Anleitung der Sachbearbeiter, was eine uneinheitliche Vorgangsbearbeitung in den verschiedenen Propsteien und Bistümern zur Folge hatte.

Die Lösung

Ein durchgängig digitaler Arbeitsablauf mit Self-Service, intelligenter Suche und automatisierten Zugriffskontrollen

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, führte das Ministerium mit cBrain F2 einen durchgängig digitalen Vorgangsbearbeitung-Flow ein, der auf einem strukturierten Self-Service-Formular und zwei maßgeschneiderten Prozessen basiert, einen für Propsteien und einen für Bistümer. Mithilfe des Self-Service-Formulars reichen die Kirchengemeinderäte ihre Anträge digital ein und stellen so sicher, dass von Anfang an alle notwendigen Informationen bereitgestellt werden. Pflichtfelder und integrierte Anleitungen helfen Antragstellern dabei, häufige Fehler und Auslassungen zu vermeiden. Nach der Einreichung durchläuft der Antrag einem klaren und strukturierten Prozess, der auf die Zuständigkeiten der Propsteien oder der Bistümer zugeschnitten ist. Das System stellt automatisch sicher, dass Anträge korrekt weitergeleitet werden, wenn sich die Entscheidungsbefugnis ändert.

Eine integrierte Suchfunktion, das sogenannte Verwaltungsregal, ermöglicht es den Mitarbeitern sowohl der Propsteien als auch der Bistümer, Anträge schnell zu finden und anhand von Kriterien wie Kirchengemeinde, Projekttyp und voraussichtlichem Budget zu filtern. Die Lösung stellt auch eine strenge Zugriffskontrolle sicher, indem der Zugriff auf einen Vorgang automatisch auf die zuständige Behörde beschränkt wird. Dabei wird die reibungslose Kommunikation zwischen den Beteiligten gewährleistet, wenn ein Vorgang von einer Zuständigkeit zur nächsten wechselt. Antragsteller erhalten automatisch Bestätigungen und Entscheidungen per E-Mail, wodurch eine bessere Kommunikation und höhere Transparenz während des gesamten Prozesses erreicht werden.

Das Ergebnis

Schnellere Bearbeitung, klare Arbeitsabläufe und bessere Kommunikation für alle Beteiligten

Die Ergebnisse waren eindeutig. Die Bearbeitungszeiten wurden erheblich reduziert, da weniger Anträge aufgrund fehlender Informationen nachbearbeitet werden müssen. Die Sachbearbeiter folgen nun einem einheitlichen und strukturierten Prozess, der landesweit für mehr Einheitlichkeit sorgt. Die Antragsteller erfahren eine klare Kommunikation und wissen besser, was sie während des Verfahrens erwarten können. Gleichzeitig macht es das Verwaltungsregal für Sachbearbeiter schneller und einfacher, Vorgänge sowohl in laufenden als auch in archivierten Projekten zu finden und zu verwalten. Schließlich sorgen die automatisierten Zugriffskontrollen für die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen, wodurch manueller Verwaltungsaufwand entfällt.

Durch die Digitalisierung der Vorgangsbearbeitung von Bausachen in cBrain F2 hat das Ministerium nicht nur die Effizienz gesteigert, sondern auch die Transparenz und die Zufriedenheit der Antragsteller erhöht und gleichzeitig sichergestellt, dass die grundlegenden Instandhaltungs- und Entwicklungsarbeiten der dänischen Kirche reibungslos und effektiv weitergeführt werden können.

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