Modernisierung digitaler Arbeitsabläufe fürmehr Effizienz, Transparenz und Zusammenarbeit
Das dänische Verkehrsministerium arbeitetefrüher in einer Umgebung, in der Dokumente manuell verwaltet wurden, was häufigInformationsverlust und Ineffizienz zur Folge hatte. Die Mitarbeiter reichtendie ausgefüllten Dokumente bei ihren Vorgesetzten ein, hatten jedoch keine Möglichkeit, ihren Fortschritt oder Status nachzuverfolgen. Die fehlende Transparenz führte zu Doppelarbeit, uneinheitlicher Vorgangsbearbeitung undverzögerten Reaktionszeiten. Darüber hinaus verursachte die starke Abhängigkeitvon Papier und E-Mail-Ketten unnötigen Verwaltungsaufwand und bremste Entscheidungsprozesse sowie die teamübergreifende Zusammenarbeit.
Der Verwaltungschef des dänischen Verkehrsministeriums, Jacob Heinsen, wollte die Arbeitsweisen in der Ministerialverwaltung modernisieren. Ziel war es, die Menge an E-Mails und Papier, die mit den Arbeitsabläufen verbunden sind, zu reduzieren, sodass die Mitarbeiter effizient zusammenarbeiten konnten, um die politischen Ziele der Ministerialverwaltung zu unterstützen.
Der Verwaltungschef war zudem der Ansicht, dass es zu viele Informationssilos und zu wenig Transparenz in den Arbeitsweisen der Ministerialabteilung gebe.
„Früher, wenn Mitarbeiter die Bearbeitung eines Dokuments abgeschlossen hatten, zum Beispiel zur Beantwortung einer parlamentarischen Anfrage, übergaben sie das Dokument an ihren Vorgesetzten. Nach der Übergabe wussten sie jedoch nichts über den Status und die Positiondes Dokuments im Gesamtprozess.“ , so Heinsen.
