Wie wir die Vorgangsbearbeitung digitalisierten und dabei langsamer wurden

In meinen 43 Jahren im Außenministerium hatte ich reichlich Ärger mit Aktendeckeln. Die Vorgänge wurden vorgelegt, aber man wusste nie, wie weit sie waren, wer Kopien daraus gezogen hatte und wo sie inzwischen lagen.

Dann kam die Digitalisierung. Viele erinnern sich noch, wie die Aktendeckel aus den Gängen verschwanden und alles nur noch als Dateianhang kam. Wir waren überzeugt, damit modern geworden zu sein. Im Rückblick hatten wir das Papier in den Posteingang verlegt und den Entscheidungsweg genau dort gelassen, wo er war.

Das ist der Fehler, der mir heute in Ministerien am häufigsten begegnet. Nicht die fehlende Digitalisierung, sondern die halbe: Die Kommunikation ist elektronisch geworden, der Entscheidungsprozess selbst ist unverändert. Und eine halbe Digitalisierung ist nicht halb so gut wie eine ganze. Sie ist oft schlechter als der Papierweg, den sie ersetzt hat.

Das Papier hatte eine Version. Der Posteingang hat viele.

Das Ergebnis kennen die meisten Mitarbeiter*innen in einem Ministerium:

„Hat der Staatssekretär den Vorgang gesehen?“

„Wer hat ihn jetzt?“

„Ist das die aktuelle Version?“

„Sind die Anmerkungen der Abteilungsleitung eingearbeitet?“

E-Mails sind schneller als Aktendeckel, aber sie schaffen nicht zwangsläufig eine bessere Übersicht. Im Gegenteil: Es kann schwieriger werden zu erkennen, wo ein Vorgang steht, wer verantwortlich ist und welche Anmerkungen bereits vorliegen. Man sollte sich vor Augen halten, was wir dabei aufgegeben haben. Ein Aktendeckel lag an genau einem Ort, es gab ihn nur einmal, und man konnte ihm ansehen, wer ihn in der Hand gehabt hatte. Die digitalen Werkzeuge haben die Versionen vervielfacht, statt sie abzuschaffen.

Was ich zu spät gelernt habe

Viele hielten das Problem für ein technisches, das sich lösen würde, sobald die Systeme besser wären. So kam es nicht. Digitalisiert war das Dokument, nicht die Entscheidung. Und wir verlangten von den Mitarbeiter*innen, Ordnung neben ihrer Arbeit zu schaffen, statt sie aus der Arbeit selbst entstehen zu lassen. Unter politischem Druck und bei kurzen Fristen geht so etwas immer als Erstes unter.

Die Erkenntnis kam erst, als wir aufhörten zu fragen, wie wir die Leute dazu bringen, das System richtig zu benutzen, und anfingen zu fragen, wie sich das System an die Arbeitsweise anpassen lässt, die in einem Ministerium tatsächlich herrscht. Das ist eine andere Aufgabe, und aus ihr kann man sich nicht so leicht freikaufen.

Was ich heute verlangen würde

Echte Digitalisierung ist deshalb keine Frage der E-Mail. Sie ist eine Frage des Entscheidungsprozesses selbst.

Das erfordert eine gemeinsame Plattform, auf der alle im selben Vorgang arbeiten und auf der Informationen nicht aus verschiedenen Systemen zusammengesucht werden müssen.

Wenn ich die Anforderungen heute formulieren müsste, nicht an einen Anbieter, sondern an unsere eigene Arbeitsweise, dann sähen sie so aus:

• Der Stand eines Vorgangs muss sichtbar sein. Ein transparenter Genehmigungsprozess, in dem alle mit den nötigen Rechten sehen können, wo der Vorgang liegt, wer kommentiert hat, wer als Nächstes genehmigen muss und welche Fristen gelten.
• Aktenführung und Archivierung müssen von selbst geschehen. Die gesamte ein- und ausgehende Kommunikation wird automatisch erfasst, nicht weil jemand daran denkt, sondern weil das System nicht anders kann.
• Frühere Vorgänge müssen innerhalb von Minuten zu finden sein. Das ist keine Bequemlichkeit. Das ist der Unterschied zwischen einem Antrag auf Akteneinsicht, der einen Nachmittag dauert, und einem, der drei Wochen dauert.
• Der informelle Austausch braucht einen Ort. Ein Chat für die interne Abstimmung, der sich nicht mit der formellen Vorgangsbearbeitung vermischt und trotzdem nicht aus dem Vorgang verschwindet. Man kann Menschen nicht verbieten, gemeinsam laut zu denken. Man kann ihnen einen Ort dafür geben.
• KI muss im Vorgangsverlauf selbst arbeiten. KI wird sicher in der eigenen Infrastruktur der Organisation eingesetzt (On-Premise), damit sensible Daten nicht in eine öffentliche Cloud gehen.
• Entscheidungen müssen sich außerhalb des Büros treffen lassen. Sicher von Smartphone und Tablet, damit auch entschieden werden kann, wenn die Leitung unterwegs ist.

Die Reihenfolge ist nicht zufällig. Der erste Punkt bewirkt am meisten, weil er der einzige ist, der etwas daran ändert, wer was weiß. Die übrigen machen die Arbeit leichter. Der erste macht die Organisation für sich selbst sichtbar.

Greifen all diese Punkte zusammen, ist Digitalisierung nicht mehr nur eine Frage schnellerer Kommunikation. Sie wird zu einem Werkzeug für schnellere Entscheidungen, mehr Transparenz und bessere Zusammenarbeit.

Was das für ein deutsches Ministerium bedeutet

Die E-Akte erleichtert die Aktenführung. Sie regelt nicht den Weg einer Vorlage zur Leitung. Das sind zwei verschiedene Aufgaben, und die zweite entscheidet darüber, ob ein*e Referatsleiter*in beantworten kann, wer den Vorgang hat, und ob ein*e Staatssekretär*in für einen Prozess einstehen kann, in den sie oder er keinen Einblick hat.

Prüfen Sie die Liste oben an Ihrem eigenen Haus. Nicht als Einkaufsliste, sondern als sechs Fragen: Können wir das heute? Meine Vermutung ist, dass die Antwort bei den meisten in der Theorie ja lautet und in der Praxis nein. Und genau in dieser Lücke geht die Zeit verloren.

Mein Rat lautet nicht, mehr zu beschaffen, sondern sich einen abgegrenzten Bereich vorzunehmen und dort die Entscheidung statt des Dokuments zu digitalisieren. Das dauert Monate, nicht Jahre, und man merkt schnell, ob man am richtigen Punkt ansetzt.

Die Frage ist nicht, wie viele Ihrer Dokumente digital sind. Die Frage ist, ob jemand beantworten kann, wer den Vorgang hat.

Drei Jahrzehnte Digitalisierung der dänischen Ministerien haben wir in einem Whitepaper beschrieben, auch das, was dabei schiefgegangen ist. Sie finden es hier: Wie Dänemark seine Ministerien digitalisiert: Drei Jahrzehnte Erfahrung

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