Erstellen, verwalten und kontrollieren Sie offizielle Dokumente konsistent und rückverfolgbar.

Documents bietet eine kontrollierte Umgebung für die Arbeit mit offiziellen Dokumenten und gewährleistet eine konsistente Handhabung, klare Verantwortlichkeit und vollständige Rückverfolgbarkeit während des gesamten Dokumentenlebenszyklus.

Kontrollierte Schöpfung. Verwalte offizielle Dokumente konsistent und sicher.

Klare Eigentümerschaft. Verfolgen Sie Verantwortung, Status und Versionen.

Reduzierte Fehler. Vermeiden Sie Unsicherheiten durch Versionskontrolle.

Überblick über das Produkt

Kontrolliertes Handling von Dokumenten

  • Zentrale Erstellung und Verwaltung von Dokumenten
  • Versionskontrolle und Änderungsverfolgung
  • Klare Eigentümerschaft und Status
  • Integration mit Fällen und Aufzeichnungen
  • Sicherer Zugriff und Zugriffsrechte
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Zentrale Vorteile

Konsistente Schöpfung
Dokumente werden nach gemeinsamen Standards und Regeln erstellt und verarbeitet.
Klare Eigentümerschaft
Jedes Dokument hat zu jeder Zeit eine definierte Verantwortung und einen definierten Status.
Reduziertes Risiko
Die Versionskontrolle verhindert Fehler und Informationsverlust.

Zentrale Funktionen

Lebenszyklus von Dokumenten
  • Dokumente erstellen, bearbeiten und finalisieren
  • Versionen und Änderungen nachverfolgen
  • Dokumentenstatus verwalten
Strukturierter Kontext
  • Dokumente mit Fällen verknüpfen
  • Gruppenbezogene Dokumente
  • Vollständige Dokumentenhistorie verwalten
Zutrittskontrolle
  • Rollenbasierte Berechtigungen
  • Sicherer Dokumentenzugriff
  • Kontrolliertes Teilen

So funktioniert es

Genehmigungen werden den Entscheidungsträgern über F2 Manager und F2 Touch zur Verfügung gestellt, was eine sichere Überprüfung und Durchführung von Maßnahmen ermöglicht und gleichzeitig die vollständige Überprüfbarkeit gewährleistet.

Demo anfragen

So funktioniert es

Ein paar einfache Schritte reichen aus, um einen konsistenten und gesetzeskonformen Prozess zu gewährleisten:

  1. Administratoren definieren Anforderungstypen mit Workflows und Regeln
  2. Benutzer reichen Anfragen mithilfe strukturierter Formulare ein
  3. Anfragen werden automatisch an die richtigen Rollen weitergeleitet — auch extern
  4. Entscheidungen und Genehmigungen werden dokumentiert
  5. Anfragen werden mit vollständigem Audit-Trail abgeschlossen

Alle Schritte werden innerhalb des gemeinsamen Datenmodells von cBrain F2 verwaltet, wodurch die Konsistenz zwischen Prozessen und Produkten gewährleistet wird.

Demo anfragen

So funktioniert es

Ein paar einfache Schritte reichen aus, um einen konsistenten und gesetzeskonformen Prozess zu gewährleisten:

  1. IFG-Anfragen werden per E-Mail, Portalen oder interner Registrierung entgegengenommen
  2. Anfragen werden automatisch als IFG-Fälle strukturiert
  3. Dokumente werden innerhalb des Workflows gesammelt, überprüft und genehmigt
  4. Entscheidungen und Offenlegungen werden formell dokumentiert
  5. Antworten werden mit vollständiger Rückverfolgbarkeit und Auditprotokollierung gesendet

Alle Schritte werden innerhalb des gemeinsamen Datenmodells von cBrain F2 abgewickelt, wodurch Konsistenz und Wiederverwendung im gesamten Unternehmen gewährleistet werden.

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Anwendungsfälle

Offizielle Abfassung

Erstellen und verwalten Sie formelle Dokumente einheitlich.

Falldokumentation

Pflegen Sie eine strukturierte Dokumentation innerhalb der Fälle.

Bereichsübergreifendes Arbeiten

Unterstützen Sie die Zusammenarbeit ohne Duplizierung von Dokumenten.

Im Vertrauen führender Regierungsorganisationen

„Dokumente boten uns eine einzige, zuverlässige Möglichkeit, offizielles Material zu verwalten.“
Leiter der Verwaltung
„Die Versionskontrolle beseitigte die Unsicherheit darüber, welches Dokument endgültig war.“
Leitender Sachbearbeiter
„Die klare Struktur unterstützt sowohl die tägliche Arbeit als auch die Audits.“
Manager für Aufzeichnungen

Sicherheit & Compliance

Versionsintegrität

Alle Dokumentversionen werden aufbewahrt und sind rückverfolgbar.

Sicherer Zugriff

Nur autorisierte Benutzer können auf Dokumente zugreifen oder diese bearbeiten.

Bereitschaft zur Prüfung

Dokumentaktionen werden vollständig protokolliert und können überprüft werden.

Häufig gestellte Fragen

Werden Dokumente automatisch versioniert?
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Können Dokumente mit Fällen verknüpft werden?
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Ist der Zugriff rollenbasiert?
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Kontaktiere uns und erfahre, wie wir dich unterstützen können.

Schick uns ein paar Informationen über dich, damit wir dich  mit dem passenden Experten verbinden können. Wir können dir verschiedene Beratungsmöglichkeiten anbieten, von einem Gespräch über deine Herausforderungen bei der Digitalisierung bis hin zu einer kostenlosen Visualisierung deiner aktuellen Prozesse.
Vielen Dank, wir haben Ihre Anfrage erhalten und werden uns in Kürze mit Ihnen in Verbindung setzen.
Oh nein! Beim Absenden des Formulars ist etwas schief gelaufen. Bitte versuchen Sie es erneut.

How it works

Dokumente werden in einem kontrollierten Arbeitsbereich erstellt und verwaltet, der direkt mit Fällen und Prozessen verknüpft ist und über Rollen und Versionierung gesteuert wird.

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